Outlook 기본 교육 - Outlook에 대해 알아보자!

안녕하세요!

 

 

이번 포스팅에서는 "Outlook 기본 교육 - Outlook에 대해 알아보자!" 에 대해 알아보겠습니다.

 

 

 

 

YouTube 영상: Outlook 기본 교육 - Outlook에 대해 알아보자!

 

 

Outlook 기본 교육의 Agenda입니다.

먼저 Outlook이란 무엇인지에 대해 설명드리고, Outlook의 접속하는 방법과 화면에 대해 스크린샷으로 설명을 드리겠습니다.

 

그리고 Outlook에서 사용하는 보관함에 대해 자세하게 설명을 드린후 Outlook 계정 설정 화면에서 중요한 점을 몇가지 짚어드리겠습니다.

 

마지막으로 실무에서 활용하면 좋을만한 Outlook 활용 방법에 대해 시나리오로 설명을 드리도록 하겠습니다.

 

 

첫번째 주제, Outlook 이란?

Office 365에서 제공하는 이메일/일정/연락처 관리 및 메모, 업무 일지 등의 다양한 기능을 제공하는 소프트웨어 입니다.

 

 

두번째 주제, Outlook에 접속하는 방법

1. Outlook에 접속하는 방법은 웹브라우저로 접속할 수 있습니다.

 

웹브라우저는 최신 버전의 Edge, Chrome, 사파리, 파이어폭스를 지원합니다.

 

웹브라우저에서, ‘www.office.com’ 접속후 ‘로그인’ 을 클릭합니다.

 

Office 365 로그인 화면에서, ‘Office 365 계정’ 입력후 ‘다음’ 을 클릭합니다.

 

암호 입력 화면에서, ‘암호’ 입력후 ‘로그인’ 을 클릭합니다.

 

Office 365 로그인후 첫페이지 좌측에서 Office 365 다양한 서비스 아이콘을 확인할 수 있습니다. ‘Outlook’ 을 클릭합니다.

 

웹브라우저에서 Outlook에 접속 하였습니다.

 

2. Microsoft 365 App 설치후 Outlook App으로 접속할 수 있습니다.

 

PC, 모바일, 태블릿 등 다양한 디바이스에서 Outlook App 실행후 접속하면 됩니다.

 

PC의 경우에는 Windows 10 검색 상자에서 Outlook 입력후 검색되는 ‘Outlook’ 을 클릭합니다.

 

그리고 Outlook App 실행후 Outlook에 접속합니다.

 

모바일, 태블릿의 경우 Android는 ‘Play 스토어’, iOS는 ‘App Store’에서 Outlook App 설치후 Outlook App으로 Outlook에 접속할 수 있습니다.

 

 

 

 

세번째 주제, Outlook 화면 입니다.

메일 기능의 왼쪽에 사서함, PST 파일, 온라인 보관함이 있고, 오른쪽에 메일 목록과 메일 내용 미리 보기가 표시 됩니다.

 

메일 뿐만 아니라 일정, 연락처, 작업, 메모 등 업무에 필요한 다양한 기능들을 제공합니다. 좌측 하단의 탐색 모음에서 기능 전환 후 사용할 수 있습니다.

 

메일에서는 Outlook의 주요기능인 메일 업무를 보실수 있습니다.

 

일정에서는 본인의 일정 및 조직내 다른 사용자의 일정 관리를 수행할 수 있습니다.

 

연락처에서 조직 내,외 사용자의 연락처를 효율적으로 관리할 수 있습니다.

 

작업은 Office 365 To-Do와 연동되어 내 할일을 관리할 수 있습니다.

 

메모는 간단한 메모를 사용할 수 있습니다.

 

 

네번째 주제, Outlook 보관함 입니다.

Outlook 메일은 사서함, 온라인 보관함, PST 3가지의 보관함을 사용할 수 있습니다.

 

1. 사서함은 메일의 송/수신이 이뤄지는 기본 공간으로써, Office 365 Plan별로 다를 수 있지만 상위 Plan의 경우 100GB의 저장소를 제공합니다.

 

그리고 저장위치는 Microsoft가 관리하는 클라우드 온라인 공간에 저장되며, 접속할 수 있는 기기는 PC, 브라우저, 모바일, 태블릿 제약이 없습니다.

 

2. 온라인 보관함은 기본 사서함외 별도로 제공하는 보관함으로써, 사서함의 항목중 2년이 지난 항목들이 자동으로 이동, 보관 됩니다.

 

만약 잘 사용하던 메일이 사서함에서 보이지 않는다면 2년이 지나서 온라인 보관함으로 이동된 경우입니다.

 

그리고 제공 용량은 무제한의 공간을 제공합니다.

 

저장 위치는 온라인이고 접속할 수 있는 기기는 PC, 브라우저 입니다. 모바일, 태블릿 디바이스에서는 온라인 보관함을 사용할 수 없습니다.

 

3. PST(Outlook Data File)은 사서함의 항목을 별도의 파일에 보관하여 관리할 수 있는 보관함입니다.

 

PC에 저장하여 사용하다보니 제공 용량은 PC의 남은 공간 만큼입니다.

 

그리고 PST 파일이 저장되어 있는 PC의 Outlook을 통해서만 접속 가능합니다.

 

 

다섯번째 주제 Outlook 계정 설정 입니다.

Outlook 계정 설정에서, Exchange 캐쉬 모드와 지난 날짜의 전자 메일 다운로드 기간을 설정할 수 있습니다.

 

리본 메뉴의 ‘파일‘ 을 클릭합니다.

 

계정 정보 화면에서, ‘계정 설정‘ 을 클릭합니다.

 

그리고 다시 ‘계정 설정‘ 을 클릭합니다.

 

계정 설정창에서, ‘본인 계정‘ 을 더블클릭 합니다.

 

Exchange 계정 설정창에서, ‘캐쉬된 Exchange 모드를 사용하여 전자 메일을  Outlook 데이터 파일로 다운로드‘ 옵션에 체크되어 있어야 합니다.

 

‘캐쉬, 즉 내 PC에 메일을 다운로드후 사용하니까 빠르게 사용할 수 있습니다. 캐쉬모드를 사용하지 않으면 온라인에서 메일을 확인하기 때문에 속도가 느립니다.

 

그리고 ‘지난 날짜의 전자 메일 다운로드’ 옵션의 기본값은 1년 입니다. 즉, 최근 1년치의 메일만 다운로드 해서 내 PC에 저장되어 있다는 의미입니다.

 

보통 1년전의 메일들은 현재 업무에 잘 활용을 안하죠? 만약 업무 패턴이 1년전의 메일들도 현재 업무에 자주 활용한다면 1년으로 설정된 옵션bar를 드래그 해서 본인 업무 패턴에 맞게 변경후 사용하시면 됩니다.

 

 

여섯번째 주제로, Outlook 활용 – OneDrive 파일 링크 공유 입니다.

OneDrive에 저장된 파일을 링크로 메일 발송하는 시나리오 입니다.

 

먼저 ‘새 전자 메일’ 을 클릭합니다.

 

‘파일 첨부’ 를 클릭합니다.

 

‘웹 위치 찾아보기’ 를 클릭합니다.

 

‘OneDrive’ 를 클릭합니다.

 

OneDrive에 저장되어 있는 파일중 3GB 크기의 파일 클릭후 ‘삽입’ 을 클릭합니다.

 

참고로 OneDrive에는 최대 250GB 까지의 파일을 업로드할 수 있습니다. 따라서, Outlook 파일 공유시 250GB까지의 파일 공유가 가능합니다.

 

이 파일을 어떻게 첨부하시겠습니까? 창이 발생하면 ‘링크 공유’ 를 클릭합니다.

 

파일이 첨부 되었습니다. 이번에는 링크가 아닌 실제파일을 첨부해보겠습니다. 다시 ‘파일 첨부’ 를 클릭합니다.

 

동일하게 ‘웹 위치 찾아보기’ 클릭후 ‘OneDrive‘ 를 클릭합니다.

 

그리고 400KB 정도의 작은 파일 클릭후 ‘삽입’ 을 클릭합니다.

 

이 파일을 어떻게 첨부하시겠습니까? 창에서 이번에는 ‘복사본 첨부’ 를 클릭합니다.

 

파일이 첨부 되었습니다. 두 파일에는 차이점이 존재 합니다.

 

‘링크 공유’ 파일은 파일 아이콘에 구름모양이 있고, ‘복사본 첨부’ 파일 아이콘은 구름모양이 없습니다.

 

이처럼 첨부된 파일의 아이콘 모양으로 ‘링크 공유’ 인지 ‘복사본 첨부’ 인지 구분 할 수 있습니다. 그리고 ‘링크 공유’ 파일의 드랍 단추 메뉴를 클릭해보면 ‘사용 권한 변경’ 메뉴가 존재 합니다.

 

편집 권한, 볼 수 있음(Read Only) 권한등 다양한 사용 권한을 파일에 부여후 메일을 발송할 수 있습니다.

 

그리고 링크에 사용 권한을 적용후 메일을 보내는것이기에 메일 발송후 언제라도 적용한 사용 권한을 편집이 가능합니다.

 

‘복사본 첨부’ 파일의 세부 메뉴에는 ‘사용 권한 변경’이 없습니다. 파일 자체를 보내버리니까 권한을 부여할수가 없게 되는것입니다.

 

 

 

 

마지막 일곱번째 주제 Outlook 활용 - 번역, 소리내어 읽기, 받아쓰기, 서식 파일 보기 입니다.

 

Outlook 메일에서는 번역 기능, 소리내어 읽기 기능, 받아쓰기 기능, 서식 파일 보기 기능 등 다양한 부가 기능들을 제공합니다.

 

1. '번역' 기능 입니다.

 

영문 메일에서, ‘메시지를 한국어(으)로 번역’ 을 클릭합니다.

 

그럼 메세지가 한국어로 번역 되었습니다.

 

 

2. '소리내어 읽기' 기능 입니다.

 

리본 메뉴에서, ‘소리내어 읽기’ 를 클릭해봅니다.

 

메일 내용을 음성으로 읽어주는 기능입니다.

 

 

3. '받아쓰기' 기능 입니다.

 

‘새 전자 메일’ 을 클릭합니다.

 

리본 메뉴의 ‘ 받아쓰기’ 를 클릭후 다음 문장을 소리내어 읽어봅니다.

'열공 안녕하세요. 감사합니다. 음성을 인식하여 메일 내용을 받아서 써주는 기능입니다.'

 

그럼 소리내어 읽은 문장을 받아쓰기 해주었습니다.

 

4. '서식 파일 보기' 기능 입니다.

 

'서식 파일 보기’ 를 클릭합니다.

 

내 템플릿 화면에서, 샘플 템플릿중 ‘나중에 응답하겠습니다.’ 를 클릭합니다.

 

템플릿 내용이 바로 본문에 입력되었습니다.

 

이번에는 템플릿을 만들어 볼까요? ‘템플릿’ 을 클릭합니다.

 

템플릿 ‘제목’ 입력 후 ‘본문’ 을 입력합니다. 그리고 ‘저장’ 을 클릭합니다.

 

템플릿이 저장되었네요. 저장한 템플릿을 클릭합니다.

 

템플릿 내용이 본문에 바로 입력되었습니다.

 

자주 사용하는 메일 내용을 템플릿으로 만들어서 업무에 활용하면 좋은 기능일것 같습니다.

 

 

 

 

이상으로 "Outlook 기본 교육 - Outlook에 대해 알아보자!" 에 대해 알아보았습니다.

 

 

감사합니다.