Office 365 사용자 삭제 및 데이터 백업 준비

안녕하세요!

 

 

이번 포스팅에서는 "Office 365 사용자 삭제 및 데이터 백업 준비" 방법에 대해 알아보겠습니다.

 

 

 

 

Office 365 를 운영하는 관리자는 퇴사하는 직원이 발생하는 경우, 해당 사용자의 계정을 삭제하고 데이터를 백업 받아야 합니다.

백업할 데이터는 조직의 요구사항에 따라 달라지겠지만 크게는 Outlook 데이터(메일)와 OneDrive 데이터(파일)로 구분할 수 있습니다.

 

 

▶ 사용자 계정을 삭제하고 Outlook 데이터와 OneDrive 데이터를 백업 (다른 사용자가 액세스 후 백업) 받기 위한 준비를 하는 과정에 대해 자세하게 설명 드리도록 하겠습니다.

 

웹브라우저에서 Microsoft 365 관리 센터 (https://admin.microsoft.com)에 접속 후 ‘사용자 > 활성 사용자’ 를 클릭 합니다.

활성 사용자 화면에서, ‘삭제를 원하는 사용자’ 클릭 후 ‘사용자 삭제’ 를 클릭 합니다.

 

사용자 삭제 화면 입니다.

사용자 삭제 후 최대 30일 동안은 별칭 및 특정 항목을 제외한 계정 그리고 데이터를 복원할 수 있고 연결된 모든 장치에서 해당 데이터와 항목들이 제거 됩니다. 그리고 계정을 삭제했으니 해당 계정에 할당된 라이선스가 해제되어서 다른 사용자게 라이선스를 할당할 수 있게 됩니다.

 

전자 메일 별칭 제거 도움말 입니다. (이 사용자의 별칭을 제거하면 다른 사용자에게 해당 별칭을 할당할 수 있습니다.)

 

사서함 대리인 권한 제거 도움말 입니다. (일부 사용자에게 삭제한 사용자의 사서함을 액세스 할 수 있는 권한을 부여할 수 있습니다.)

 

‘사용자가 삭제한 후 30일 동안 OOO 님의 OneDrive 파일에 다른 사용자가 액세스할 수 있도록 합니다.’ 에 체크 후 ‘사용자 검색’ 을 클릭 합니다.

 

삭제하는 사용자의 OneDrive 파일에 엑세스 권한을 부여할 사용자 이름 입력 후 검색되는 ‘사용자’ 를 클릭 합니다.

 

사용자가 추가 되었습니다.

그리고 다른 사용자에게 전자 메일 액세스 권한 부여 도움말 입니다. (다른 사용자에게 액세스 권한을 부여하면 메일이 삭제되지 않고 사서함이 공유 사서함으로 변환됩니다. 메일이 아닌 데이터는 30일 후 삭제됩니다.)

 

‘OOO’ 님의 전자 메일에 대한 액세스 권한을 다른 사용자에게 부여합니다.’ 에 체크 후 ‘필수: 다른 사용자에게 전자 메일 액세스 권한 부여’ 를 클릭 합니다.

 

OOO의 전자 메일에 대한 액세스 권한 부여 – 다른 사용자에게 전자 메일 액세스 권한 부여 화면에서, ‘Exchange(전자 메일)을 포함하는 라이선스가 있는 사용자 검색’ 을 클릭 합니다.

 

삭제하는 사용자의 전자 메일 액세스 권한을 부여할 사용자 이름 입력 후 검색되는 ‘사용자’ 를 클릭 합니다.

 

'다음' 을 클릭 합니다.

 

공유 편지함의 표시 이름 선택 화면에서, ‘새 표시 이름 만들기’ 선택 후 ‘새 이름 입력’ 후 ‘다음’ 을 클릭 합니다.

Cf) 기본 입력되어 있는 이름을 그대로 사용해도 무방 합니다.

 

자동 응답 켜기 화면에서, ‘자동 응답 전송’ 을 체크 해제 후 '다음' 을 클릭 합니다.

 

Cf) 삭제하는 사용자에게 메일을 발송하는 사람에게 응답 메일을 보내고자 하면 ‘자동 응답 전송’ 에 체크 후 원하는 설정을 진행하면 됩니다.

 

 

 

 

전자 메일 별칭 삭제 화면에서, 별칭 삭제 여부 확인 후 ‘다음’ 을 클릭 합니다.

 

사서함 액세스 검토 및 완료 화면에서, 설정 확인 후 ‘양도 소유권’ 을 클릭 합니다.

사서함 액세스 권한을 부여 받은 사용자는 공유 사서함에 액세스할 수 있다는 내용의 메일을 수신하게 됩니다.

 

사용자 삭제 화면에서, ‘할당 및 변환’ 을 클릭 합니다.

 

일정 시간 경과 후 OOO 님이 변환되었습니다. 화면이 발생하면, ‘닫기’ 를 클릭 합니다.

 

활성 사용자 화면에서, 해당 사용자의 ‘표시 이름’ 이 OOO (Shared)로 변경 되었고,’ 라이선스가’ 사용 허가되지 않음으로 변경 되었습니다.

 

'Microsoft 관리 센터 > 그룹 > 공유 사서함' 을 클릭 합니다.

 

삭제한 사용자가 공유 사서함으로 변환 되었음을 확인할 수 있습니다.

 

 

참고: 조직에서 사용자 삭제

조직에서 사용자 삭제 - Microsoft 365 admin

 

 

 

 

이상으로 "Office 365 사용자 삭제 및 데이터 백업 준비" 방법에 대해 알아보았습니다.

 

 

감사합니다.