Office 365 퇴사한 사용자 메일 관리 - 공유 사서함으로 변환

안녕하세요!

 

 

이번 포스팅에서는 "Office 365 퇴사한 사용자 메일 관리 - 공유 사서함으로 변환" 방법에 대해 알아보겠습니다.

 

 

 

 

Office 365 고객 지원을 하다 보면 많이 받는 질문중의 하나가 퇴사한 사용자의 메일 관리에 대한 문의 입니다.

 

메일 관점에서 고려해야 할 부분은 아래와 같을 것 같습니다.

1. 메일 데이타 백업 및 재활용

2. 메일 주소 지속사용 여부 확인 및 조치

 

퇴사한 사용자의 메일 데이타를 후임 사용자가 사용하기 위해서는 퇴사한 사용자의 메일 데이터를 PST로 내려받은 후 후임 사용자가 PST 파일을 불러와서 사용하거나 공유 사서함으로 변환하여 사용하는 방법이 있습니다.

 

퇴사한 사용자의 메일로 여전히 고객 또는 파트너가 메일을 보내고 받아야 하는 상황이면 퇴사한 사용자의 메일을 다른 직원에게 전달 하는 기능 사용하거나 후임 사용자의 메일 주소에 퇴사한 사용자의 메일 주소를 추가하거나 공유 사서함으로 변환하여 사용하는 방법이 있습니다.

 

공유 사서함으로 변환하면 기존 메일 데이타(메일, 일정 등)가 그대로 보존되고 권한 있는 사용자가 본인의 사서함과 동일하게 사용할 수 있습니다.

 

따라서 위 2가지 고려사항을 만족 시킬뿐만 아니라 50GB 이하의 메일 사용시 라이선스(비용)가 필요 없고 + 여러 사용자가 같이 사용할 수 있고 + 향후 일반 사서함으로 다시 변환할 수 있는 장점이 있습니다.

 

 

자~ 그럼! 공유 사서함 변환에 대해 설명 드리겠습니다!

 

'Microsoft 관리 센터 (https://admin.microsoft.com)' 접속 후, '사용자' 를 클릭 합니다.

'활성 사용자' 를 클릭 합니다.

 

'퇴사한 사용자' 를 클릭 합니다. Cf) 저는 이순신 사용자를 예로 들었습니다.

 

퇴사한 사용자 정보 화면에서, '메일' 을 클릭 합니다.

 

'기타 작업 - 공유 사서함으로 변환' 을 클릭 합니다.

 

공유 사서함으로 변환 화면에서, '변환' 을 클릭 합니다.

 

사서함이 변환되었습니다. 화면에서, '완료' 를 클릭 합니다.

 

 

 

 

퇴사한 사용자의 사서함을 공유 사서함으로 변환 완료 하였습니다. 이제 공유 사서함에 접근할 권한을 부여해야 합니다.

 

'Microsoft 관리 센터' 에서, '그룹' 을 클릭 합니다.

 

'공유 사서함' 을 클릭 합니다.

 

공유 사서함 화면에서, '퇴사한 사용자' 를 클릭 합니다.

 

퇴사한 사용자 사서함 정보 화면에서, '구성원 - 편집' 을 클릭 합니다.

 

공유 사서함 구성원 화면에서, '구성원 추가' 를 클릭 합니다.

 

공유 사서함 구성원 추가 화면에서, 공유 사서함을 확인할 수 있는 구성원 선택 후 'Add(1)' 을 클릭 합니다.

Cf) 저는 한비광 사용자를 선택 했습니다.

 

'뒤로가기' 를 클릭 합니다.

 

공유 사서함을 확인할 수 있는 구성원이 정상적으로 추가 되었음을 확인 합니다.

 

 

이상으로 "Office 365 퇴사한 사용자 메일 관리 - 공유 사서함으로 변환" 방법에 대해 알아보았습니다.

 

 

 

 

다음 포스팅에서는 'Outlook에서 공유 사서함 열기 및 사용 하기' 에 대해 알아보겠습니다.

Outlook에서 공유 사서함 열기 및 사용 하기

 

 

감사합니다.